Kargüzarlıq haqqında təlimat
…Konspekt…Qeyd. Bu təlimat həm test, həm müsahibə mərhələsində bizə lazım olan mühüm mövzulardan biridir.
Belə bir maraqlı sual ilə mövzumuza giriş edək. ☺
Bu təlimat hansı subyektlərdə kargüzarlığın aparılmasına dair tətbiq edilir?
Cavab – Bu təlimat dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair tətbiq olunur.Yadda saxla. Bu mövzu qanun, fərman, qərar və ya digər hər hansı bir akt növü deyil. Bu bir təlimatdır. Bu təlimat Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq olunmuşdur.
Kargüzarlığın aparılmasına dair təlimat hansı məsələləri tənzimləyir?
Cavab – Sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı, hərəkəti, icrası, uçotu və arxivə verilməsi məsələlərini.Kargüzarlıq dedikdə nə başa düşürük? – Təşkilatın öz vəzifələrini həyata keçirilməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətdir.
Kargüzarlığın aparılması təşkilatlarda dəftərxana və ya bu iş üçün ayrılmış xüsusi əməkdaşlar (kargüzarlıq xidməti) tərəfindən həyata keçirilir.
Yadda saxla. Təşkilatlarda kargüzarlıq Azərbaycan Respublikasınn dövlət dilində aparılır.Təlimatın tələblərinə nəzarəti hansı subyektlər həyata keçirirlər?
Cavab – Təşkilatlarda kargüzarlıq xidməti tərəfindən bu təlimatın tələblərinə riayət edilməsinə nəzarəti təşkilat rəhbərliyi, tabe təşkilatlarda isə bu nəzarəti onların baş təşkilatları həyata keçirir.Bu təlimatın tələblərinə riayət edilməsinə ümumi nəzarəti isə “Azərbaycan Respublikası Prezident Administrasiyasının Sənədlərlə və vətəndaşların müraciəti ilə iş şöbəsi” həyata keçirir.
Kargüzarlıq xidmətinin vəzifələri aşağıdakı cədvəldə qeyd olunmuşdur. Bu 9 əsas vəzifələri əzbər bilməyimiz əsas şərtdir. ☺Bu təlimatın tələblərinə riayət edilməsinə ümumi nəzarəti isə “Azərbaycan Respublikası Prezident Administrasiyasının Sənədlərlə və vətəndaşların müraciəti ilə iş şöbəsi” həyata keçirir.
Kargüzarlıq xidmətinin vəzifələri aşağıdakı cədvəldə qeyd olunmuşdur. Bu 9 əsas vəzifələri əzbər bilməyimiz əsas şərtdir. ☺
Mərkəzləşdirilmiş kargüzarlıq sistemində – sənədlərin və qeydə alınması tələb olunmayan korrespondensiyanın qəbulu, göndərilməsi, uçotu, struktur bölmələrə paylanması, sənədlərin qeydə alınması, rəsmiləşdirilməsi, işlərin formalaşdırılması əməliyyatların hamısını kargüzarlıq xidməti həyata keçirir.
Mərkəzləşdirilməmiş kargüzarlıq sistemində isə – sənədlərin və qeydə alınması tələb olunmayan korrespondensiyanın qəbulu, göndərilməsi, uçotu, struktur bölmələrə paylanması kargüzarlıq xidməti, sənədlərin qeydə alınması, rəsmiləşdirilməsi, işlərin formalaşdırılmasını isə struktur bölmələri həyata keçirir.QEYD. Təşkilatlarda və onların struktur bölmələrində rəhbər heyəti dəyişdirildikdə və ya başqa işə keçirildikdə işlər və icrada olan sənədlər yeni vəzifəyə gələn şəxsə akt üzrə təhvil verməlidir. Aktın bir nüsxəsi kargüzarlıq xidmətində saxlanılır.
Sərəncam mahiyyətli sənədlər qrupuna əmrlər, sərəncamlar və qərarlar aid edilir.
Bu sənədlərin yaranmasının 4 hüquqi əsası var. (əzbərlə).
Sənədlərin hazırlanması üçün kağız fomatları – 9327-60 dövlətlərarası standart üzrə A4 və A5 formatlı blank və kağızlardan istifadə olunur.
Sərəncam mahiyyətli sənədlər (əmr, qərar, sərəncam) isə – Formulyar nümunə 6.38-90 dövlətlərarası standart üzrə hazırlanır.Hansı təşkilatlarda ayrı-ayrı sənəd növləri üçün blanklar tətbiq edilir?
Cavab – Sənəd dövriyyəsi böyük olan təşkilatlarda.Hansı hallarda sənədlər blanksız tərtib edilir?
Cavab – İki və daha artıq təşkilat adından hazırlanan sənədlər.Yadda saxla. Blanksız tərtib edilən sənədlər təşkilat rəhbərinin imzası və təşkilatın gerbli möhürü ilə təsdiq edilir.
Qeyd. Blanklar 1 nömrəli ağ yazı kağızından hazırlanır. Ancaq, müstəsna hallarda zəif boyalı kağız işlətməyə yol verilir.
Trafaret (bir yerə köçürülməli olan şəkil və ya yazı nümunəsi) mətinli blankalar isə təşkilatlarda istifadə edilən birtipli sənədlər ( bildiriş, məktub və s) üçün tətbiq olunur.
Yadda saxla. Rekvizitlər Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində yazılır. Ancaq istisna hallarda rekvizitləri xarici dildə çap edilmiş blanklardan istifadə edilə bilər. Əgər sənədin mətnini göndərən təşkilat bu mətni xarici dildə yazdığı halda, xarici dildə yazılmış rekvizitlərə aid blanklardan istifadə edilə bilər.
Rekvizitlər təşkilatların blanklarının yuxarı hissəsində eninə yazılır. Aşağıdakı nümunədə bunu aydın görmək olar.Azərbaycan Respublikası Prezidentinin
27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935
nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir
Təlimata
1 nömrəli əlavə
“Təşkilat blankının nümunəsi
(eninə)
Qeyd. Yuxarıda sadaladığımız sənəd üçün zəruri olan istisnalar aşağıdakılardır:
—— Məktublarda sənəd növünün adı qeyd olunmur.
—— A5 (210×148) formatlı kağızlarda çap olunan sənədlər, teleqram və bildirişlərdə sənədin başlığı qeyd olunmur.
Sənədin başlığına aid tələblər
1) Sənədin başlığı maksimum qısa, dəqiq olmalı;
2) “Nə haqqında” sualına cavab verməklə feli ismin köməyi ilə ifadə edilməlidir.Sənədi hər hansı bir təşkilata göndəririksə, həmin göndərilən ünvan sahibinin rekvizitləri dəqiq göstərilməli və aşağıdakı tələblərə əməl olunmalıdır:
● Sənəd göndərilən təşkilatın, onun struktur bölməsinin adı, vəzifəli şəxsin adı soyadı yazılmalı;
● Sənəd təşkilata və ya onun struktur bölməsinə göndərilirsə, həmin təşkilat və ya struktur bölməsinin adı yönlük halda yazılmalı (Məsələn, Sənəd göndərildi – Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinə).
● Sənədin göndərişi konkret vəzifəli şəxsə ünvanlanarsa, belə olduğu halda təşkilatın adı yiyəlik halda, vəzifəli şəxsin adı isə yönlük halda yazılmalı (Məsələn, Sənəd göndərildi – Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin Büdcə Şöbəsinin müdiri cənab Fazil Fərəcova).
● Məktub göndərilənin poçt ünvanı (poçt indeksi, küçə və evin nömrəsi və s.) tam şəkildə göstərilməlidir.
Yaddaş. Sənədin düzgün tərtibi, məzmununun aydın ifadə edilməsi və üslübu, tapşırığın vaxtında və keyfiyyətlə yerinə yetirilməsi – bilavasitə icraçının vəzifəsidir.Sənədin tarixi ilə bağlı nələri bilməliyik?
1) Sənədin tarixi nədir?
Cavab – Sənədin imzalanmasının və ya təsdiq olunmasının tarixi sənədin tarixi hesab edilir.2) Sənədin tarixi kim tərəfindən qoyulur?
Cavab – Sənədin tarixi onu imzalayan və ya təsdiq edən vəzifəli şəxs tərəfindən qoyulur.
Qeyd. Sənədin qeydiyyat nömrəsi işin nomenklatur nömrəsindən və sənədin qeydə alınmasının sıra nömrəsindən ibarətdir,
sənədin qeydə alınması zamanı verilir və qeydiyyat ştampında vərəqlərin sayından və tarixdən əvvəl əks etdirilir.
Sənədin razılaşdırılması və rəsmiləşdirilməsi ilə bağlı qeydlər
Sənədin məqsədəuyğunluğunu və ya əsaslığını qiymətləndirmək zəruri olduqda sənəd razılaşdırılır.
Razılaşdırma həm təşkilat daxilində, həm də müxtəlif təşkilatlar arasında həyata keçirilir.
Təşkilat daxilində razılaşdırmanı təşkilatın müvafiq struktur bölmələrinin rəhbərləri, müxtəlif təşkilatlar arasında razıladırmanı isə həmin təşkilatların rəhbərləri tərəfindən həyata keçirilir.
Sənəd razılaşdırılan zaman, həmin sənədlər imzalanmazdan əvvəl, onlara müvafiq vəzifəli şəxslər tərəfindən viza verilməlidir.
Vizanın tərkibinə nələr daxildir?
– Soyad, ad, imza, tarix ( SAİT) (kod şəkilində belə yadda saxla).Müxtəlif təşkilatlar arsında sənədin razılaşdırılması razılaşdırılma qrifinin qoyulması, razılaşdırılma sənədinin alınması və ya kollegial orqanın iclasında sənəd lahiyəsinin müzakirəsinin protokolunun təqdim edilməsi vasitəsilə həyata keçirilir.
Razılaşdırma qrifinin tərkibinə nələr daxildir?
– Vəzifə, Soyad, ad, imza, tarix (VSAİT) (kod şəkilində belə yadda saxla).
Sənəd ona rəsmi xarakter və hüquqi qüvvə verilməsi məqsədilə rəsmiləşdirilir.Rəsmiləşdirmə
1) Sənədin imzalanması;
2) Sənədin təsdiq edilməsi;
3) Sənədin qeydə alınması;
4) Sənədə möhür vurulması vasitəsilə həyata keçirilir.Qeyd. Sənədin bütün nüsxələri imzalanmalıdır.
Hansı sənədlər təsdiq edilir?
Təşkilatın və onun struktur bölmələrinin əsasnamələri, nizamnamələri, prespektiv və cari planlar, yoxlama-təftiş xarakterli aktlar, işlərin qəbulu və təhvili aktları, ayrı-ayrı protokol növləri və təşkilat rəhbərliyinin zəruri hesab etdiyi digər sənədlər.YADDA SAXLA. Əgər sənəd təşkilatın blankında tərtib edilməmişdirsə, ona mütləq möhür vurulmalıdır. Dövlət gerbi olmayan təşkilatlar əsas möhürdən istifadə edə bilərlər. Möhür vəzifə adınn və şəxsi imzanın üstünü tutmamalıdır.
Bu təlimatın tələblərinə uyğun olaraq təşkilatların, onların struktur bölmələrinin və vəzifə adlarının yazılış qaydaları.
1) Təşkilatın adlarında köməkçi sözlərdən başqa bütün sözlərin və onların tərkibinə daxil edilmiş xüsusi isimlərin baş hərfi böyük yazılır.
(Məsələn, Dini Qurumlar üzrə Dövlət Komitəsi, Qaçqınların və Məcburi Köçkünlərin İşləri üzrə Dövlət Komitəsi və s).2) Təşkilatların struktur bölmələrinin adının yalnız baş hərfi böyük yazılır.
(Məsələn, Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin Aparatı)3) Təşkilatın struktur bölmələrinin tərkibindəki ayrı-ayrı struktur vahidlərinin adı kiçik yazılır.
(Məsələn, Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin Aparatının Vergi siyasəti şöbəsi)4) Rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanlarının adlarında bütün sözlərin baş hərfi böyük yazılır.
(Məsələn, Ucar Rayon İcra Hakimiyyəti)5) Birinci hərfi böyük yazılan vəzifə adları Azərbaycan Respublikası Prezdenti, Azərbaycan Respublikası Baş naziri, Azərbaycan Respublikası Baş prokuroru və s. vəzifə adlarından başqa qalan vəzifə adları kiçik hərflə yazılacaq.
(Məsələn, Azərbaycan Milli Elmlər Akademiyasının prezdenti, Ucar Rayon İcra Hakimiyyətinin başçısı, Azərbaycan Dövlət İqtisad Universitetinin rektoru və s.)6) Yalnız başlanğıc hərflərini qeyd etməklə mürəkkəb ixtisar adlarının bütün hərfləri böyük hərfləyazılacaq.
(Məsələn, Dövlət Təhlükəsizliyi Xidməti – DTX)
Əzbərlə. Sənədlərə hansı əlavələr edilə bilər? (Əlavə – sənədə əlavə sənəd formasında qoşulur və qoşmalar adlanır).
Yadda saxla. Müstəqil sənəd olaraq müşayiət məktubu ilə göndərilən əlavələrdə sənəd üçün zəruri olan elementlərin hamısı (sənəd növünün adı, başlığı, məzmun üçün məsul olan şəxslərin imzaları, razılaşdırma, təsdiqetmə haqqında qeydlər və s)olmalıdır.
Əgər sənədə əlavə edilən qoşmalar kitab şəklində bağlanmışdırsa, vərəqlərin miqdarı göstərilmir.
Sənədlərin sürətiancaq müvafiq rəhbər vəzifəli şəxsin icazəsi və ya göstərişi ilə çıxarıla bilər.
Sənədlərin sürətlərinin miqdarını, göndəriş ünvanlarını və sifariş blankını isə struktur bölməsinin rəhbəri imzalayır.
Sənədlərin sürətlərinin aidiyyəti tərəflərə verilməsi təşkilat rəhbərliyinin icazəsi ilə həyata keçirilir.
Sənədlərin dövriyyəsi – sənədlərin təşkilatda hərəkəti, onlar təşkilata daxil olduğu və ya yaradıldığı andan icra edildiyi və ya göndərildiyi anadək sənədlərin hərəkətidir.
Daxil olan korrespondensiyanın qəbulu və ilkin qaydada işlənməsi təşkilatlarda kargüzarlıq xidməti tərəfindən, struktur bölmələrində isə struktur bölmələrinin kargüzarlıq üçün məsul olan əməkdaşları tərəfindən həyata keçirilir. Gətirilən korrespondensiyanın düzgünlüyünü yoxlamaqda məqsəd – təyinat üzrə gətirilməyən korrespondensiyanı aşkar etməkdən ibarətdir. Səhfən gətirilən korrespondensiyalar isə geriqaytarılır.
Qeyd. Şəxsi korrespondensiya istisna edilməklə, bütün zərflər açılır.
Daxil olmuş sənədlər onların qeydə alındığı gün baxılmaq üçün verilməlidir. Teleqramlar və digər təcili sənədlər baxılmaq və icra edilmək üçün ilk növbədə verilir.
Sənədlərin icra xarakteri və icraçılar haqqında mətndən əvvəl yuxarı sol sahədə qeyd olunan və təşkilat rəhbəri, onun müavini və struktur bölməsinin rəhbəri tərəfindən yazılan dərkənarda aydın və qəti göstəriş olmalıdır.
Yadda saxla. Dərkənarda birinci göstərilən şəxs sənədin əsas icraçısıdır.
Sənədlərin vaxtında və keyfiyyətli icrasına nail olmaq üçün sənədlərə nəzarət edilir. Sənədlərin icrasına nəzarəti təşkilatların, struktur bölmələrinin rəhbərlərihəyata keçirir.
Hansı sənədlər nəzarətə götürülür?
Bilavasitə normativ hüquqi aktların icrası ilə əlaqədar sənədlər;
Dövlət orqanlarının və ya yuxarı təşkilatların icra müddəti göstərilən tapşırıqları nəzərdə tutan sənədlər;
Təşkilatlaın özlərinin icra müddəti göstərilən tapşırıqları nəzərdə tutan sənədlər.QEYD. Təşkilat rəhbərliyinin göstərişi ilə icrasının nəticəsinin məruzə edilməsi nəzərdə tutulan digər sənədlər də nəzarətə götürülə bilər.
Sənədlərin ümumi icra müddəti qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq təşkilatın özü tərəfindən müəyyən edilir və bu icra müddəti sənədlərin təşkilata daxil olduğu vaxtdan hesablanır. Təşkilat rəhbərinin sənədin icra müddətini icraçının əsaslandırılmış yazılı xahişi ilə uzatmaq hüququ vardır.
Sənədlərin icrasına nəzarət, nəzarət vərəqlərində qeyd edilməklə aparılır.
Sənəd nə vaxtdan icra edilmiş sayılır?
Cavab – Sənəd ancaq orda qaldırılan məsələlər həll olunduqda və sənəd göndərənə mahiyyətcə cavab verildikdə icra edilmiş sayılır.Sənədlər nə vaxt nəzarətdən çıxarılır?
Cavab – Sənədlər bir qayda olaraq, icra edildikdən sonra nəzarətdən çıxarılır.Sənədləri nəzarətdən kim çıxarır?
Cavab – Sənədləri nəzarətdən yalnız həmin sənədləri nəzarətə götürən vəzifəli şəxs çıxarır.Yadda saxla. Nəzarətdə olan sənədlərin icrası haqqında təşkilat rəhbərliyinə ayda 1 dəfəməlumat verilir. Digər sənədlərin icrasının gedişi və və nəticələri haqqında məlumat ildə azı 1 dəfə təhlil edilir.
“Sənədin başlığı” harada yazılır?
Cavab – Vərəqin ortasında mətndən əvvəl.
“Blankın rekvizitləri” harada yazılır?
Cavab – Blankların yuxarı hissəsində eninə.
“Razılaşdırılma qrifi” harda yazılır?
Cavab – Sənədin titul vərəqəsinin yuxarı sağ küncündə.
İcraçı tərəfindən verilən “viza” harda qoyulur?
Cavab – Mətnin axrıncı vərəqinin arxasında.
“Sürət” qeydi harda yazılır?
Cavab – Sürəti çıxarılan sənədin birinci vərəqinin yuxarı sağ küncündə.
“Düzdür” təsdiqləyici imza harda qeyd olunur?
Cavab – İmza rekvizitindən aşağıda sol sahədə.
“Qeyd ştampı” harda vurulur?
Cavab – Sənədlərdə birinci səhifənin üz tərəfinin aşağı sağ küncündə.
“Nəzarətdədir ştampı” harda vurulur?
Cavab – Sənədin birinci vərəqinin yuxarı sağ kənarında.
Hazırladı: Emil Qəhrəmanov.
